Je hebt net een indrukwekkende nieuwe medewerker aangenomen. Het wervingsproces was intensief en rigoureus, met verschillende hoogte- en dieptepunten. Maar nu valt alles op z’n plek.
Maar wacht even, het wervingsproces is nog niet afgerond. Er is nog een belangrijke vervolgstap te zetten naar de onboarding van de nieuwe medewerker.
Als HR-leider weet je als geen ander hoe belangrijk een juiste onboarding van nieuwe medewerkers is voor een goede start en om ze voortdurend succes te kunnen garanderen.
Maar laten we bij het begin beginnen: wat is onboarding precies?
De definitie van onboarding is ‘het proces van het inwerken van nieuwe medewerkers in een bedrijf en het vertrouwd maken van deze medewerkers met de bedrijfscultuur en het bedrijfsbeleid, zodat ze effectieve en actieve leden van het team kunnen worden.’
Klinkt eenvoudig, toch? Dan zal het je misschien verbazen dat Gallup onlangs ontdekte dat slechts 12 procent van de medewerkers het er zeer mee eens is dat hun organisatie de onboarding van nieuwe medewerkers goed aanpakt.
Dit kun je zien als een enorme verspilling van een belangrijk onderdeel van de employee journey. Het is een gemiste kans als nieuwe medewerkers geen goed inzicht krijgen in de cultuur en de mentaliteit van je organisatie en hierdoor niet de best mogelijke start maken.
Organisaties moeten heel goed bedenken hoe ze de onboarding van nieuwe medewerkers het best kunnen aanpakken. Maar dit is een veelomvattend proces, waardoor je snel dingen vergeet of belangrijke zaken over het hoofd ziet.
En dit is waar wij om de hoek komen.
We hebben vijf gratis templates gemaakt voor checklists voor de onboarding van medewerkers, voor verschillende functies. Je kunt deze direct gebruiken, of aanpassen en als uitgangspunt nemen voor je eigen checklists voor onboarding.
We hebben checklists gemaakt voor de volgende functies:
- Developer
- Salesmedewerker
- Marketingmedewerker
- Manager
- Leidinggevende
Maar voordat we naar de templates gaan, hebben we eerst nog een paar punten voor je om in overweging te nemen:
Timing is cruciaal
Sommige organisaties zijn van mening dat onboarding maar een week of minder hoeft te duren. Maar de experts raden aan om onboarding minstens 90 dagen, of zelfs tot een jaar lang, door te laten gaan.
Met deze kennis in gedachten hebben we elke template opgesplitst in vier secties:
- Vóór de begindatum
- De eerste dag
- De eerste maand
- De eerste 90 dagen
Zo kun je er zeker van zijn dat de belangrijkste onderdelen van het traject dat je nieuwe medewerkers doorlopen, doordacht en meegenomen zijn. En dat je onboarding-proces niet eindigt voordat je medewerkers helemaal getraind en gesetteld zijn.
De wereld van thuiswerken
In moderne organisaties werken waarschijnlijk een aantal medewerkers thuis of hybride. Daarom hebben we de checklists flexibel, wendbaar en aanpasbaar gemaakt.
Dus hoewel sommige punten alleen relevant zijn voor medewerkers die op locatie werken, kan de rest gemakkelijk worden aangepast voor thuiswerkers. Een-op-eenafspraken of kennismakingen kunnen bijvoorbeeld via online videoconferenties plaatsvinden, en trainingssessies voor medewerkers (live via Zoom of vooraf opgenomen) kunnen virtueel worden gehouden. Een manager kan misschien een persoonlijke rondleiding door het kantoor geven met een laptop, terwijl de kandidaat via Zoom meekijkt.
Het is ook belangrijk dat je je thuiswerkers evenveel aandacht geeft als de medewerkers die op locatie werken. Je zou nieuwe medewerkers bijvoorbeeld nooit in de wachtkamer laten zitten met alleen een briefje met ‘Welkom’ erop. Net zoals je ze niet naar een leeg bureau zonder computer of andere hulpmiddelen zou brengen.
Zorg er dus voor dat je je nieuwe thuiswerkers op een passende manier verwelkomt, via een videogesprek, of op zijn minst met een goed opgestelde onboarding-e-mail (waarvoor we de perfecte template hebben). Zorg er ook voor dat de plek waar ze gaan werken, ruim van tevoren is voorzien van alle hulpmiddelen die ze nodig hebben voor hun functie.
Het gaat om meer dan alleen het papierwerk
Papierwerk is belangrijk, dat valt niet te ontkennen.
Je moet er zeker van zijn dat al die details zijn geregeld.
Maar onboarding is meer dan alleen maar het ondertekenen van documenten.
Een goede onboarding houdt ook in dat je je nieuwe medewerkers vertrouwda maakt met je organisatiecultuur, en ervoor zorgt dat ze zich daarin thuis voelen. Het gaat erom dat ze precies weten wat er van ze wordt verwacht, en hoe ze binnen de organisatie tot hun recht kunnen komen.
Dus leg zeker de nodige nadruk op alle juridische onderdelen van het proces, maar laat het niet alleen maar daarom draaien.
Onze beste vijf checklists voor de onboarding van medewerkers
1. Checklisttemplate voor de onboarding van developers
Deze template voor de onboarding van nieuwe medewerkers is specifiek ontwikkeld voor nieuw aangenomen developers. De template toont je de basisstappen om te zetten voor de onboarding van een nieuwe developer en geeft je een overzicht dat je zelf kunt aanpassen naar jouw situatie, en indien nodig kunt doorgeven aan managers.
2. Checklisttemplate voor de onboarding van salesmedewerkers
De salesafdeling is vaak een drukke en bedrijvige plek. Dit kan soms overweldigend zijn voor nieuwe medewerkers en ertoe leiden dat er zaken worden vergeten in een poging om nieuwe teamleden meteen aan de slag te laten gaan.
Deze template is speciaal ontwikkeld om ervoor te zorgen dat alle kwesties die van belang zijn voor nieuwe salesmedewerkers aan de orde komen. Er wordt aandacht besteed aan streefcijfers en verkoopdoelstellingen, zodat je zeker weet dat nieuwe medewerkers een goede start krijgen.
3. Checklisttemplate voor de onboarding van marketingmedewerkers
Marketing is een belangrijk onderdeel van elk bedrijf. Elke medewerker zal een vliegende start moeten maken in deze snel-veranderende omgeving. Bij de marketingafdeling komen veel verschillende aspecten kijken, dus een grondig onboarding-proces is essentieel.
4. Checklisttemplate voor de onboarding van managers
Beginnen aan een nieuwe baan op managementniveau is gecompliceerd. Er zijn een heleboel dingen waar je rekening mee moet houden, en het is belangrijk om meteen aan de slag te kunnen gaan. En hoewel er veel grote dingen moeten gebeuren, is het minstens zo belangrijk om ervoor te zorgen dat ook de kleinere taken worden afgevinkt.
Deze template is specifiek ontworpen om zowel die grote als kleine elementen te dekken. De template bevat bijeenkomsten met zowel de medewerkers waaraan ze leiding gaan geven, als met de medewerkers die op een hoger niveau werken. Op die manier kan iedereen op een juiste wijze integreren en worden communicatielijnen geopend.
5. Checklisttemplate voor de onboarding van leidinggevenden
De onboarding van leidinggevenden kan een gecompliceerd proces zijn. Het financiële risico als een leidinggevende niet goed wordt getraind, is aanzienlijk. Het onboarding-proces moet dan ook correct en naar je beste kunnen worden uitgevoerd.
Deze template voor de onboarding van medewerkers is waarschijnlijk het meest flexibel, omdat de leidinggevende structuur bij elk bedrijf kan variëren. De template bevat belangrijke elementen, zoals het opzetten van een specifiek ontwikkelingsplan voor leidinggevenden en het organiseren van kennismakingsbijeenkomsten met belanghebbenden en andere essentiële contacten.
Aanbevolen voor verder leesplezier
Conclusie
Elke medewerker, of die nu op het hoogste of laagste niveau van een bedrijf werkt, verdient een grondig en weldoordacht onboarding-proces.
Het gebruik van een template voor onboarding-plannen geeft je toegang tot een krachtige set tools voor onboarding. Die helpen je om je nieuwe medewerkers de weg te wijzen gedurende hun eerste drie maanden in hun nieuwe functie.
Maar wacht even, want de employee experience eindigt hier nog niet.
In al deze templates zijn voortgangsbesprekingen opgenomen voor na zes maanden, negen maanden en een jaar. Maar zowel jij als de managers van de medewerkers moeten regelmatig even nagaan of ze tevreden zijn in hun functie, en goed begrijpen wat er van ze wordt verwacht.
Maak kennis met Bob
We leven in een snelveranderende arbeidsmarkt, waarin HR-leiders een bedrijfscultuur moeten opbouwen die zowel medewerkers op locatie als thuiswerkers kan motiveren en behouden – zowel gedurende de onboarding-periode als tijdens de rest van hun dienstverband bij het bedrijf – en daarmee kameraadschap en betrokkenheid stimuleert.
Daarom hebben we Bob gemaakt, een modern HR-platform waarbij het om mensen draait. Met Bob’s onboarding-module kun je de beste eerste indruk maken en je nieuwe mensen een positieve en gestroomlijnde ervaring bieden.
Onboarding
Bied je nieuwe medewerkers een positieve en gestroomlijnde ervaring, en maak zo de weg vrij voor meer betrokken medewerkers die langer blijven en productiever werken.
- Geautomatiseerde onboarding-workflows zorgen ervoor dat iedere taak en elk contactmoment aan de orde komt
- Preboard je nieuwe medewerkers, zodat hun journey al voor hun eerste dag begint
- Neem een voorsprong en laat zien dat mensen centraal staan in je bedrijfscultuur
- Maak het officieel met aankondigingen in het hele bedrijf
- Maak onboarding persoonlijk en voldoe aan de behoeften van de functie, het team en het land